Kinh nghiệm giảm chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp

Kinh nghiệm giảm chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn không thể đủ khả năng để mở thêm một kho hàng hoàn chỉnh thứ hai, hãy cân nhắc đến việc thuê một phần cơ sở vật chất từ bên cung cấp thứ ba, như các đơn vị cung cấp dịch vụ hậu cần, kho bãi, đóng gói. Đó là những gì PetFlow đã làm với kho hàng đầu tiên ở bờ biển phía Tây của họ.

1. Làm việc với nhiều hãng vận chuyển

Các công ty vận chuyển cung cấp bảng giá dựa theo khoảng cách và số lượng đơn hàng mỗi tháng của bạn: “Bạn vận chuyển càng nhiều thì mức giá càng thấp hơn. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ thường không nhận ra rằng họ cũng có quyền đàm phán về giá vận chuyển” – theo Jack Mitchell, chủ tịch của PANCGroup, một công ty thẩm định bưu kiện và tư vấn đàm phán có trụ sở tại Boston. Nếu bạn vận chuyển một lượng lớn các gói hàng, hãy so sánh giá cả và cố gắng thuyết phục hãng vận chuyển để có mức giá thấp hơn. “Nếu Fed Ex biết UPS đang cạnh tranh để có được doanh nghiệp của bạn, bạn đang có lợi thế để đàm phán”.

2. Sử dụng bao bì đóng gói của hãng vận chuyển

Nếu sử dụng bao bì của riêng mình, bạn có thể phải đối mặt với “chi phí kích thước” tăng thêm nếu hộp đựng của bạn vượt quá kích thước quy định của hãng vận chuyển. Để tránh những phụ phí đó, hãy cân nhắc việc sử dụng bao bì đóng gói được cung cấp bởi hãng vận chuyển của bạn vì chúng không có chi phí kích thước. Ví dụ, bằng cách đặt chiếc hộp nặng 1 pound (khoảng 0.45 kg) vào một phong bì FedEx, DuBois đã cắt giảm chi phí vận chuyển của ông xuống 15%.

3. Cân nhắc hãng vận chuyển địa phương

“Các hãng vận chuyển này thường cung cấp những dịch vụ tương tự như FedEx hay UPS với chi phí thấp hơn” – theo Mitchell. Nhưng hãy lưu ý rằng mạng lưới phân phối của họ rất hạn chế. Bạn cũng có thể bị giảm khả năng thương lượng nếu để doanh nghiệp của mình hợp tác với quá nhiều hãng vận chuyển nhỏ.

4. Ký hợp đồng thường niên với hãng vận chuyển

Để giúp cắt giảm chi phí vận chuyển, hãy cân nhắc việc ký hợp đồng vận chuyển thường niên. Hãng vận chuyển có thể sẽ cung cấp cho bạn một tỷ lệ chiết khấu cao hơn bình thường. Ký hợp đồng vận chuyển có tác dụng tốt nhất khi bạn biết mình sẽ liên tục gửi đi các gói hàng hằng tháng. Đồng thời khi có phát sinh khiếu nại hoặc gặp vấn đề với đơn hàng bạn sẽ dễ dàng đòi bồi thường từ hãng vận chuyển hơn.

5. Tính toán tất cả các chi phí vận chuyển trước khi thanh toán

Các đơn hàng vận chuyển có thể sẽ được cộng thêm các khoản phụ phí như: phụ phí vượt cân, phụ phí lấy hàng khu vực ngoại thành, phụ phí bảo hiểm, phụ phí kiểm hàng … Trước khi tạo đơn hàng vận chuyển bạn hãy kiểm tra và tính toán lại thật kỹ các khoản chi phí này. Từ đó bạn có thể thương lượng với khách hàng của mình về mức phí họ phải chịu.

6. Kiểm soát hàng hoàn trả

Những hàng hóa gửi đi nhưng lại được hoàn về vì bất kỳ lý do gì cũng đều gây ra tổn thất cho doanh nghiệp của bạn: mất thêm phí chuyển hoàn, hàng bị lưu quá lâu trong quá trình vận chuyển dẫn đến không có hàng để bán khi người mua có nhu cầu, tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển tăng cao …

Để tránh những vấn đề đó, bạn có thể liên lạc với người mua trước khi hàng được giao cho bưu tá và thông báo thời gian hàng có thể được phát đến tay người nhận. Bạn cũng nên nhắc nhở người mua thường xuyên cầm điện thoại để bưu tá khi phát hàng có thể dễ dàng liên hệ.

Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng chính sách đổi trả hàng cho người mua thì bạn có thể đặt yêu cầu thêm khối lượng vận chuyển và thương lượng một mức chiết khấu tốt hơn để giảm phí chuyển hoàn về địa của mình. Thông thường phí chuyển hoàn sẽ thấp hơn phí vận chuyển của chiều đi từ 10 – 20%.

Ngay cả khi bạn sử dụng người vận chuyển của riêng mình, bạn vẫn có thể khấu trừ chi phí vận chuyển hoàn trả từ bồi hoàn của khách hàng – Harkins cho biết. Đó là một chi phí khá thường xuyên của khách hàng và ít người sẽ phản đối.

7. Đàm phán mức cước dựa trên sự tăng trưởng trong tương lai

“Khi PetFlow mở cửa tại thành phố New York vào năm 2010, khối lượng vận chuyển của họ tương đối nhỏ. Nhưng công ty thực phẩm dành cho thú cưng trực tuyến này có thể chứng minh sự tăng trưởng ổn định và dự báo rằng họ sẽ có khối lượng hàng hóa nhiều hơn nữa trong tương lai” – theo người đồng sáng lập Alex Zhardanovsky.

Bằng cách chia sẻ dự báo của họ với FedEx – bên xử lý tất cả vận chuyển của PetFlow – Zhardanovsky cho biết về cơ bản ông đã có thể có được mức cước vận chuyển của năm tiếp theo ngay lập tức. PetFlow tiếp tục đàm phán lại khi khối lượng tăng lên – doanh số bán hàng của công ty trong năm 2012 dự kiến đạt 30 triệu USD và tăng gấp đôi trong năm 2013. Harkins cho biết FedEx đã đưa mức sản lượng vận chuyển hiện tại và tương lai vào tính toán. Từ đó doanh nghiệp của PetFlow đã tiết kiệm được 20% phí vận chuyển trong năm 2012.

8. Đặt nhà kho ở gần khách hàng

Khi một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu khởi nghiệp, hầu hết khách hàng có được trong thời kỳ đều là khách hàng địa phương. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn muốn mở rộng địa bàn kinh doanh, việc có thêm nhiều khách hàng ở xa là điều tất yếu. Điều đó có nghĩa là chi phí vận chuyển của bạn sẽ tăng vọt.

“Đó là lý do tại sao PetFlow nhanh chóng bổ sung thêm một kho hàng thứ hai ở bờ biển phía Tây” – Zhardanovsky cho hay. PetFlow thậm chí đã chi 2.500 USD cho việc thuê xe tải để chở một số hàng hóa từ nhà kho thứ nhất (bờ biển phía Đông) đến kho hàng thứ hai (bờ biển phía Tây). “Mỗi lần giao đơn hàng mà có nhiều hơn 2 linh kiệm đều tạo ra một cuộc gọi đến trung tâm dịch vụ khách hàng. Họ hỏi: ‘Phần còn lại trong đơn hàng của tôi đâu rồi?” – Zhardanovsky cho biết. Việc tạo ra kho hàng ở gần khu vực của khách hàng sẽ làm giảm sự không hài lòng của người mua và giảm bớt chi phí giao hàng.

9. Kiểm toán các hóa đơn

“Các hóa đơn vận chuyển ngày càng phức tạp, đặc biệt là khi bạn vận chuyển quốc tế” – theo nhà tư vấn vận chuyển Marcello Medini của PNG Logistics ở thành phố Lancaster bang Pennsylvania. Medini cho biết hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không bao giờ thực hiện kiểm toán các hóa đơn của họ để xem họ có bị tính phí quá nhiều hay không. Có thể có hơn 150 khoản mục riêng biệt trên một hóa đơn vận chuyển, vì vậy việc phát sinh sai sót là rất phổ biến.

“Các nhà vận chuyển có thể không thích điều đó, nhưng bạn luôn luôn có quyền kiểm toán các hóa đơn của mình” – Medini cho hay. Trong các cuộc kiểm toán mà PNG đã xử lý cho những công ty lớn hơn, Medini cho biết ông thường xuyên phát hiện ra hàng chục ngàn USD chi phí đã bị tính sai. Các lỗi thường gặp bao gồm không áp dụng mã giảm giá cho công ty hoặc thanh toán cho giao hàng cá nhân trong khi thực tế gói hàng đi đến một doanh nghiệp.